АО «ОВИОНТ ИНФОРМ» Базовый тариф на программу для ЭВМ Баланс-2: Архив ЭДО с двумя системами ЭДО, Диадок и СБИС (локальная версия на 1 год), до 15 000 документов

Программа для ЭВМ «Баланс-2: Архив ЭДО» предназначена для архивного хранения электронных документов. Программа устанавливается на компьютеры пользователя и позволяет:

• получать документы через систему Диадок;
• сохранять документы из системы Диадок в локальной базе данных на компьютере или сервере пользователя;
• сохранять, распознавать и осуществлять поиск скан-копий бумажных документов;
• загружать с диска электронные документы из систем других операторов ЭДО.
• сохранять, подписывать и формировать печатные копии внутренних электронных документов.

Таким образом, программа позволяет создавать и актуализировать единый архив электронных документов на компьютере или сервере клиента. Это позволяет осуществлять эффективный поиск электронных документов в локальной базе данных.

Основные возможности:

• Программа тесно интегрирована через API с Диадок и СБИС ЭДО и позволяет осуществлять выгрузку в локальную базу данных как файлов самих документов и электронных подписей, их печатных копий, так и дополнительных файлов документооборота и метаинформации.
• Возможность импорта с диска электронных документов, ранее выгруженных из систем различных операторов ЭДО. (Заметим, что большинство систем операторов ЭДО имеют возможность массовой выгрузки электронных документов на диск.)
• Возможность подписания электронной подписью со штампом времени и сохранения внутренних электронных документов.
• Работа с различными видами документов – формализованными, неформализованными, скан-копиями, ранее выгруженными из систем различных операторов ЭДО, внутренними.
• Возможность динамического изменения представления иерархической структуры хранения документов: организация / год–квартал / контрагент.
• Сохранение комплекта отобранных документов в портфель для отправки в ответ на требование.
• Ведение архива нескольких своих организаций и ИП с учетом разделения принадлежности документов различным подразделениям.
• Возможность включения процесса получения документов из Диадок по расписанию.
• Расширенные виды поиска по сохраненной из Диадок метаинформации, извлеченной из формализованных документов информации, по полнотекстовому содержимому неформализованных документов и распознанных графических файлов скан-копий.
• Функции «чистки» архива, включающие удаление, пометку как удаленных документов, использование стоп-наименований файлов документов и фильтры на статус документов, загружаемых из систем операторов ЭДО.
• Разграничение прав доступа к документам и Журнал действий пользователей.

Преимущества:

• Документы из системы Диадок и других источников сохраняются в едином архиве в базе данных на компьютере или сервере пользователя.
• Структура БД и механизмы работы с данными ориентированы прежде всего на решение задач корпоративного хранения и расширенного поиска в архиве документов различных видов, а не на выполнение ЭДО (это несколько другая задача).
• Существуют механизмы по «чистке» документов, выгруженных из систем ЭДО. Таким образом, архив документов не будет содержать лишних документов или документов с незаконченным документооборотом, хранящихся в системах операторов ЭДО.
• Возможность внутренних группировок и комментариев документов архива.