Система «PayDox Электронный документооборот» рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям, для которых наступила очередь согласовывать или утверждать документ. При указании списка согласующих можно задавать порядок согласования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное, при котором пользователи осуществляют согласование документа только в определенной последовательности. Обе эти возможности могут комбинироваться.
В карточке документа отображается полная история согласования документа пользователями: информация о дате начала согласования для данного пользователя, нормативная дата окончания согласования, дата фактического согласования, количество дней согласования, отклонение от нормативного срока в днях. Информация о сроках согласования пользователем документов видна также в календаре событий данного пользователя.
Другие возможности «PayDox Электронный документооборот» по согласованию документов:
- автоматическое ведение системой истории согласования документа пользователями;
- автоматическое формирование системой бумажного листа согласования, содержащего историю согласования, включая комментарии и фиксимильные копии подписей согласующих сотрудников.
- добавление пользователями текстовых комментариев и файлов в историю согласования;
- приостановка и возобновление процесса согласования администратором или модератором;
- делегирование полномочий по согласованию документа другому пользователю;
- внесение автором документа отметок по учету замечаний пользователей, согласующих документ;
- и т. д.