Что нужно для открытия бизнеса: обязательные программы и техника

Автор статьи: Евгения Курышева

• Обязательные программы для бизнеса по закону: что требует ФЗ
• Антивирусы для защиты данных: обязательны ли для малого бизнеса
• Где нужна электронная подпись в предпринимательстве
• Системы для работы с маркировкой и отчетностью
• КриптоПро: бесплатная версия для собственника и платная для сотрудников
• Дополнительные программы для бизнеса: CRM и корпоративные решения
• CRM-системы для автоматизации работы с клиентами
• Какое оборудование необходимо для старта бизнеса
• ИБП: зачем источники бесперебойного питания малому бизнесу
• С чего начать: выбираем софт и технику для бизнеса в Softline Store

Вы решили открыть свое дело, и на первый взгляд все кажется просто, но уже на старте вас ждет настоящий лабиринт из бумаг, цифр и гаджетов. Без правильного софта и оборудования ваш бизнес может "застрять" на первой же проверке — налоговая, контрагенты или даже покупатели не поймут, как с вами работать. Это как пытаться плыть на лодке без весел: теоретически возможно, но на практике — сплошные проблемы и потеря времени. 

Многие предприниматели набивают шишки на старте, потому что не знают, где можно сэкономить, а где нельзя. Хотите узнать, какое ПО действительно обязательно по закону, а что просто спасает нервы и деньги? Забудьте о мифах и советах “бывалых” — мы опираемся на реальные требования федерального закона (ФЗ) и мнения экспертов, чтобы помочь вам избежать путаницы и не совершать типичных ошибок.

Давайте разберемся, как превратить хаос в порядок и обеспечить стабильный старт вашего бизнеса.

Обязательные программы для бизнеса по закону: что требует ФЗ

Когда только начинаешь свой бизнес, легко запутаться в рекомендациях из разных источников, но правда в том, что некоторое ПО — это не просто "было бы неплохо", а прямое требование федеральных законов. Такие программы — основа, на которой держится легальный бизнес, и лучше знать о них заранее, чем потом разбираться с последствиями. Без соблюдения требований ФЗ, включая использование определенного софта (например, электронной подписи (КЭП) или систем маркировки товаров), могут возникнуть проблемы: отказ в регистрации компании, приостановка процесса или даже аннулирование уже зарегистрированного статуса, плюс штрафы за несоблюдение установленных требований. 

В России использование программного обеспечения для бизнеса регулируется рядом законов и нормативных актов. Они направлены на обеспечение защиты данных, соблюдение налогового учета, соответствие госстандартам и другие важные аспекты. 

Что регулируют законы:

• Импортозамещение (для государственных учреждений и крупных компаний)
• Информационную безопасность и защиту данных
• Цифровую подпись и электронный документооборот
• Маркировку и учет товаров
• Сертификацию ПО и его совместимость с госсистемами 

❗ Рекомендуем проверять актуальность ФЗ на официальных сайтах (Минцифры, Роскомнадзор, КонсультантПлюс), чтобы адаптировать свой софт под последние изменения и избежать нарушений в ведении бизнеса.

Больше информации о требованиях к защите данных и новых штрафах в статье в нашем блоге.

Антивирусы для защиты данных: обязательны ли для малого бизнеса

Антивирусные решения — очень важный инструмент для компании любого размера. Они помогают защитить компьютеры и корпоративную информацию от вредоносных программ, хакерских атак и утечки данных. Без этого ПО риски потерять ценные сведения или столкнуться с кибератаками значительно выше, поэтому установка такого программного обеспечения становится практически обязательной для любого бизнеса, который ценит свою репутацию и безопасность.

Антивирусы не всегда обязательны по закону, но крайне желательны, ведь ни одна компания не готова рисковать своими ресурсами. Поэтому лучше перестраховаться — стоимость софта не так велика, а ущерб от кибератак может быть огромным.

Если ваша организация работает с гостайной, критической инфраструктурой (например, энергетика или транспорт) или финансовыми данными, то антивирусное ПО обязательно на 100%. Но не любое, а только сертифицированное ФСТЭК или ФСБ (Kaspersky, Dr.Web или аналогичные решения). 

Что вы получаете:

✔️ Защиту внутренних ресурсов и данных клиентов

✔️ Стабильную работу без сбоев, вызванных вирусными атаками

✔️ Безопасность работы сотрудников

✔️ Снижение риска штрафов и репутационных потерь из-за потери данных

✔️ Спокойствие и уверенность в работе вашей системы

Больше информации о сертификатах ФСТЭК России 一 что нужно знать перед покупкой.

Где нужна электронная подпись в предпринимательстве

Квалифицированная электронная подпись — это электронный аналог обычной ручной подписи, но с повышенной защитой от подделок. Криптографические алгоритмы обеспечивают ее подлинность и гарантируют, что документ не был изменен без вашего ведома. Технически КЭП — это цифровой сертификат, который хранится на специальном носителе (например, USB-ключ (токен) или смарт-карта), и без него подпись не действительна. Получить ее можно в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ) или других уполномоченных организациях.

Где нужна КЭП:

• Регистрация бизнеса онлайн через Госуслуги или в личном кабинете ФНС
• Подписание договоров и документов в системах электронного документооборота (ЭДО)
• Отправка отчетности в государственный органы (ФНС, ФСС, Росстат и другие)
• Участие в госзакупках по Федеральным законам № 44-ФЗ (для бюджетных организаций) и № 223-ФЗ (для предприятий)
• Аккредитации на электронных торговых площадках (ЭТП) и подача заявок/предложений
• Маркировка товаров и отчетность (регистрация в системе "Честный ЗНАК", подача уведомлений о вводе товаров в оборот, отчеты о реализации маркированной продукции и т.д.)
• Работа с онлайн-кассами (КЭП нужна для доступа к личному кабинету ОФД и ФНС)
• Взаимодействие с ЕГАИС для продажи алкоголя и табачных изделий 
• Электронные трудовые книжки и кадровый документооборот
• Регистрация в госреестрах и получение лицензии
• Участие в судебных процедурах и арбитраж

Список требований постоянно расширяется из-за постепенного перехода документов и услуг в электронный формат. Убедитесь в том, что ваша КЭП сертифицирована (на сайте Госуслуг), или обратитесь в Удостоверяющий центр ФНС для получения новой.

Подробнее о программах для электронной подписи документов в нашей статье.

Системы для работы с маркировкой и отчетностью

В России предприниматели используют различные государственные информационными платформы, которые помогают отслеживать товары и контролировать их качество на всех этапах 一 от производства до реализации. Это особенно важно для таких отраслей, как пищевая промышленность или ветеринария, когда здоровье потребителя напрямую зависит от безопасности продукции.

Автоматизированные системы обеспечивают прозрачность цепочек поставок, помогают быстро регистрировать товары и упрощают взаимодействие с государственными органами, такими как Россельхознадзор, Минпромторг или ФНС. Без этого ПО у бизнеса могут возникнуть проблемы с проверками со стороны регуляторов, которые контролируют соблюдение требований к маркировке, учету и безопасности товаров. Несоответствие установленным нормам часто приводит к штрафам, конфискации продукции или полному запрету на ее реализацию.

Рассмотрим самые популярные решения, без которых не обойтись современному бизнесу.

КриптоПро: бесплатная версия для собственника и платная для сотрудников

КриптоПро — это специальное решение для защиты данных, которое используется для работы с электронной подписью. Оно помогает создавать и использовать цифровые сертификаты, которые нужны для визирования документов, отправки отчетности в госорганы и других официальных процедур. 

Собственники бизнеса или индивидуальные предприниматели могут получить бесплатную версию ПО в налоговой и лично управлять своей электронной подписью без дополнительных затрат. Если же сразу несколько сотрудников регулярно подписывают документы, необходимо приобрести лицензии для каждого. 

КриптоПро делает электронный документооборот проще и безопаснее, помогая соблюдать требования закона об электронной подписи (ФЗ-63). Независимо от версии, программа соответствует всем нормативным стандартам и совместима с системами ФНС.

➩ Бесплатная версия для собственников 一 идеально для ИП или небольшой компании, экономит бюджет и обеспечивает базовую защиту документов.

➩ Платная версия для сотрудников 一 решение для крупных организаций, включает корпоративные функции, такие как многопользовательский доступ и интеграция с ERP-системами.

➩ Общие преимущества 一 соответствие российскому законодательству, безопасность данных, упрощенное взаимодействие с госорганами.

Узнайте, где купить официальную версию КриптоПро и как избежать подделок.

Дополнительные программы для бизнеса: CRM и корпоративные решения

Помимо обязательного ПО, которое должно быть в каждой организации, есть и множество других полезных инструментов, способных упростить ежедневные рабочие процессы. Они помогают лучше контролировать все, что происходит в компании, автоматизировать рутинные задачи, экономить время и деньги, легко справляться с любыми проектами и быстро обрабатывать большие объемы данных. 

Основные категории программ, подходящих для стартапа или небольшой компании:

✔️ CRM (управление отношениями с клиентами). 1С-Битрикс24 — отличное решение для команды до 12 человек. Это необязательный инструмент, но он быстро окупится, поскольку позволит вам автоматизировать рабочие процессы, лучше контролировать клиентскую базу, управлять продажами и отслеживать сделки. Подходит для малого бизнеса, легко интегрируется с другими системами и доступен в облачной версии.

✔️ Коммуникационные платформы. VK Workspace — удобная среда для командной работы, которая объединяет почту, календарь, мессенджер, видеозвонки, диск и документы в едином пространстве. Доступна в SaaS(облако) или локальной версии. Помогает организовать удаленную работу и коммуникации без использования лишних приложений.

✔️ HR-системы и ЭДО. Программы для управления персоналом и документооборотом помогают автоматизировать кадровые процессы, расчет зарплат и обмен файлами. Благодаря этим инструментам документы получают юридическую силу, а вы сводите к минимуму бумажную работу.

На создание корпоративной среды не обязательно тратить большие суммы, но даже небольшие вложения в итоге окупаются за счет экономии времени и ресурсов, особенно если сотрудники работают удаленно или в разных офисах.

❓ Корпоративная среда: стоит ли вкладываться в офисное ПО?

Дополнительное — не значит лишнее. помимо обязательных, вам пригодятся и другие программы, если вы хотите:

• Работать проще и быстрее без потери качества
• Автоматизировать рутинные операции и экономить время сотрудников
• Лучше общаться с коллективом и партнерами
• Допускать меньше ошибок в различных процессах
• Вести ЭДО и безопасно хранить документы
• Грамотно планировать и распределять ресурсы

CRM-системы для автоматизации работы с клиентами

CRM (Customer Relationship Management) 一 это система управления отношениями с клиентами, которая помогает автоматизировать различные операции и лучше организовать рабочие процессы. Она позволяет быстро находить нужную информацию, отслеживать истории взаимодействия с покупателями и легко управлять всеми задачами через единый интерфейс.

Как CRM помогает управлять бизнесом? По данным исследований и экспертных оценок все больше российских компаний внедряют такие системы для повышения эффективности продаж, обслуживания покупателей и автоматизации бизнес-процессов. Около 70% крупных и средних предприятий уже используют это ПО и отмечают увеличение продаж и сокращение времени обработки запросов на 20-30%.

Что вы получаете:

✔️ Быстрый доступ к информации о клиентах

✔️ Упрощенную обработку заявок и заказов

✔️ Улучшение коммуникации внутри команды

✔️ Удобное отслеживание статуса сделок и задач

✔️ Повышение уровня сервиса и лояльности клиентов

Какое оборудование необходимо для старта бизнеса

Для нового бизнеса важно выбрать правильную технику, чтобы начать с минимальных затрат и без лишних расходов. Сначала стоит приобрести базовые устройства, которые точно пригодятся в работе. Потом, по мере роста компании, станет понятно, чего не хватает, и можно будет приобрести дополнительные девайсы.

Посмотрим, что нужно на начальном этапе каждому предприятию.

Вам может быть интересно: что такое роутеры Mikrotik и почему они стали таким популярными? 

Зачем нужны токены в бизнесе?

Токены — это электронные ключи, которые помогают защищать ваши данные. Они нужны для безопасного доступа к различным системам, проведения платежей и других операций. Без них вы рискуете потерять деньги из-за мошенников или хакеров, которые могут взломать ваши аккаунты. 

Кассы 3 в 1 или отдельные решения: что выбрать?

Кассы 3 в 1 — это комбинированные устройства, которые позволяют принимать платежи, печатать чеки и вести учет товаров 一 все в одном аппарате. Они удобны для малого бизнеса, потому что не занимают много места в офисе или магазине и стоят дешевле, чем отдельные девайсы для каждой операции. Но если у вас большой магазин с высокой нагрузкой, лучше выбрать разные аппараты. Например, одну кассу для платежей, другую для регистрации товаров. Так оборудование не зависнет в пиковые часы, а вы сможете по очереди обновлять каждое устройство по мере необходимости.

Почему Инферит 一 какие ноутбуки и десктопы подойдут для бизнеса?

Инферит — российская компания, которая занимается не только разработкой программного обеспечения, но и производит компьютеры, ноутбуки и многофункциональные устройства (МФУ). Продукция отлично подходит для программы импортозамещения: в технике используются отечественные компоненты и ПО, чтобы полностью заменить зарубежные аналоги в соответствии с требованиям законодательства РФ (например, ФСТЭК). Популярность бренда быстро растет среди малого и среднего бизнеса благодаря надежности оборудования, доступным ценам и поддержке локальных программ вроде 1C или CRM. Компании экономят на закупках и не зависят от санкционных ограничений.

Как выбрать оборудование на фоне нестабильного интернета и мобильной связи?

В условиях, когда интернет часто падает, а мобильная связь просто “не тянет”, лучше выбирать устройства с автономной работой. Например, ноутбуки с мощной батареей, которая держит заряд на несколько часов, или роутеры с резервным питанием и поддержкой Wi-Fi. Беспроводные решения для безопасного подключения помогут сохранить непрерывность рабочих процессов и защитить корпоративные данные даже при сбоях.

ИБП: зачем источники бесперебойного питания малому бизнесу

Представьте, у вас небольшой магазин или офис, и вдруг пропадает электричество — чеки не печатаются, компьютер зависает, а данные могут потеряться навсегда. Источники бесперебойного питания (ИБП) созданы как раз для таких моментов: они подключаются к сети и берут на себя роль "запасного генератора", давая вам время сохранить работу и корректно выключить устройства. 

Преимущества ИБП:

• Обеспечивает стабильную работу техники даже при скачках напряжения
• Дает время на завершение задач и сохранение файлов
• Снижает риски для электроники, продлевая срок ее службы
• Помогает в условиях нестабильной электросети, типичной для многих регионов

Подробнее об источниках бесперебойного питания и их пользе для бизнеса читайте в нашей статье.

С чего начать: выбираем софт и технику для бизнеса в Softline Store

Хотите обновить или купить оборудование, но не хотите тратить время на самостоятельные поиски? Мы поможем подобрать идеальное ПО и оборудование под ваши нужды. Наши специалисты предложат выгодные варианты покупки с учетом скидок, акций и специальных предложений, чтобы вы не вышли за рамки бюджета и не переплатили за лишние товары. 

Наши преимущества:

• Бесплатные консультации без обязательств с вашей стороны
• Персональный подход 一 подберем продукты под ваш бюджет и задачи, с гарантией и поддержкой после покупки
• Большой выбор софта и техники от известных производителей, включая российские аналоги для импортозамещения
• Скидки и акции, которые помогут сэкономить до 30% на стартовом наборе
• Быстрая доставка и установка — чтобы вы могли сразу начать работу

Остались вопросы? Мы готовы на них ответить по телефону 8 (800) 200-08-60 или в чате на сайте.

Не пропустите новые статьи в нашем блоге 一 здесь мы делимся полезными советами и рассказываем о новинках в сфере информационных технологий. Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы первыми узнавать о важных событиях и быть в курсе последних трендов.