Виртуальный офис от Софтлайн Облако: чем заменить MS Exchange?

Автор статьи: Евгения Курышева

• Что такое виртуальный офис Softline и как он работает?
• Почему виртуальный офис Exchange 一 выгодное решение для бизнеса?
• Экономим на ИТ, но не на защите данных
• Облако или сервер: как сократить расходы на ИТ
• Кому подходит виртуальный офис Exchange?
• Частые вопросы о виртуальном офисе Softline

Современный бизнес стремится к максимальной эффективности и минимальным затратам, особенно в сфере ИТ-инфраструктуры. Но что делать, если корпоративный сервер требует серьезных вложений, постоянных обновлений, сложной поддержки и не гарантирует круглосуточную доступность? Решение существует: Виртуальный офис Exchange в экосистеме Софтлайн Облако (Softline Cloud) — облачная платформа, которая заменяет физические серверы и предоставляет все необходимые корпоративные инструменты (почта, контакты, календари) без лишних расходов и хлопот.

Рассмотрим подробнее, как Виртуальный офис помогает компаниям экономить на ИТ, чем он отличается от всем знакомых решений Microsoft и что выгоднее 一 собственный сервер или облако?

Что такое Виртуальный офис Exchange и как он работает?

Многие компании не спешат переходить на новые решения по нескольким причинам. Другие продукты кажутся «сырыми» или неудобными, к тому же, замена системы 一 это время и деньги. У руководителей и сотрудников возникает масса вопросов: как это использовать? Как долго придется изучать новый продукт? Что если приложения не подойдут или в них не будет нужных инструментов? Как перенести данные из предыдущей системы? К тому же, нужно соблюдать требования регуляторов к хранению данных, а решиться на замену того, чем пользовались долгие годы, непросто. Но выход есть.

Виртуальный офис Exchange  — готовое облачное решение, построенное на базе MS Exchange. Это значит, что вы получаете привычные сервисы, которые не нужно осваивать с нуля. При этом все данные хранятся на защищенных серверах в России, а доступ к ним осуществляется через интернет из любой точки мира. Не нужно покупать дорогостоящее оборудование, арендовать стойки в дата-центре или нанимать дополнительных сотрудников для техобслуживания. Всем этим занимаются специалисты Софтлайн.

Доступные тарифы:

Простой 一 почтовый ящик 5 ГБ, личные контакты и календари, почтовые протоколы IMAP/POP3.
Почтовый 一 почтовый ящик 10 ГБ, общие календари, работа с Outlook, Thunderbird и другими клиентами, почтовые протоколы IMAP/POP3/MAPI.
Корпоративный 一 почтовый ящик 15 ГБ, общие календари, единая система обмена сообщениями и ВКС на базе Skype for Business , почтовые протоколы IMAP/POP3/MAPI.

Узнайте больше о других облачных решениях Softline для бизнеса.

Почему Виртуальный офис Exchange 一 выгодное решение для бизнеса?

✅ Доступность 24/7 и поддержка без привязки к офису

Часто работа с физическим сервером предполагает присутствие сотрудников в офисе. Удаленный доступ к корпоративной почте или документам может быть либо невозможен, либо настраивается отдельно через техподдержку. С Софтлайн Облако все по-другому: все рабочие ресурсы доступны с любого устройства и в любое время. ИТ-служба больше не тратит время на настройку удаленных подключений или ремонт серверов — все работает стабильно, а техподдержка доступна круглосуточно.

✅ Хранение данных в РФ: безопасность по закону

Раньше многие компании использовали зарубежные облачные сервисы, и данные хранились за границей. Согласно новым правилам, бизнес и государственные предприятия обязаны размещать данные в ЦОДах России. Виртуальный офис Exchange 一 облачный сервис, который  может быть размещен в аттестованном сегменте облака и соответствует требованиями регуляторов.

Для бизнеса это значит:

✔️ Безопасность — данные шифруются, а доступ к ним контролируется.
✔️ Законность — все хранится на серверах в России.
✔️ Конфиденциальность — только ваша компания имеет доступ к корпоративной почте и файлам.

✅ Масштабируемость под задачи компании

Если бизнес использует свое оборудование и хочет расширить корпоративную почту, нужно покупать новые серверы, а часто и платить за неиспользуемые мощности. С Виртуальным офисом Exchange никакого оборудования докупать не нужно. Просто выбираете тариф и добавляете инструменты по мере необходимости:

✔️ Появились новые сотрудники? За 5 минут настраиваете им почтовые ящики.
✔️ Сократили команду? Платите только за фактическое количество пользователей.
✔️ Нужны дополнительные функции? Подключаете Skype for Business для видеоконференций или SL Drive для хранения файлов.

Экономим на ИТ, но не на защите данных

Некоторые компании до сих пор тратят значительные суммы на покупку и обслуживание корпоративных серверов. Но есть способ снизить расходы на 30–50%, сохранив при этом стабильную работу и безопасность данных — это Виртуальный офис Exchange. Если сравнить затраты на физический сервер и облако, разница очевидна:

► Сервер требует:

• Покупку дорогого оборудования
• Оплату лицензий
• Ежемесячные обновления, антивирус и резервное копирование
• Ремонт и замену железа при поломках

► Софтлайн Облако — это:

• Удобная покупка сервиса (платите только за реально используемые функции)
• Все включено: обновления, безопасность, резервное копирование
• Нет затрат на оборудование — серверы уже стоят в дата-центре Софтлайн

Безопасность — не предмет экономии. Многие думают, что если компания переходит с собственного сервера в «чужое» облако, то защита данных становится слабее. Не стоит путать «отказ от сервера» с «отказом от безопасности». Виртуальный офис Exchange от Софтлайн Облако — это полноценный облачный сервис, в котором защита информации заложена в основу.

Что предлагает платформа:

✅ Шифрование данных 一 все передается и хранится в зашифрованном виде.
✅ Резервное копирование 一 информация не теряется при сбоях, легкое и быстрое восстановление до почтового ящика
✅ Аварийное восстановление 一 если что-то пойдет не так, система сможет восстановиться за несколько минут.
✅ Соответствие ФЗ-152 一 данные хранятся на российских серверах и не «утекают» за рубеж.

Получается, вы экономите на оборудовании, но не жертвуете защитой. Никаких скрытых трат, никаких рисков, только стабильная работа и безопасность.

Читайте о новых угрозах безопасности в Microsoft 365.

Облако или сервер: как сократить расходы на ИТ

→ Малый бизнес: серверы как «черная дыра» в бюджете
Небольшие компании (до 10 сотрудников) часто начинают с одного физического сервера, который кажется простым и недорогим решением. Однако со временем эта «экономия» превращается в постоянную головную боль. Расходы на закупку оборудования и его установку, регулярное обслуживание или полная замена аппарата, счета за электричество 一 для небольшого предприятия это ощутимые затраты.

Проблемы:

❌ Риск потерять данные: если сервер ломается, бизнес может остаться без важной информации на несколько дней.
❌ Привлечение ИТ-специалиста: даже в небольшой компании нужно выделять время на резервное копирование, обновления и мониторинг оборудования.
❌ Не хватает гибкости: если бизнес растет, приходится покупать новый сервер, а старый становится бесполезным «железом».

Решение:

✅ Виртуальный офис Exchange от Софтлайн Облако включает все необходимое (почта, антивирус и многое другое).
✅ Нет оборудования — не нужно тратить на покупку и ремонт.
✅ Удаленный доступ — сотрудники работают из дома и в командировках.

→ Средний бизнес: раздробленная инфраструктура как тормоз роста
Компании среднего размера (10–200 сотрудников) часто имеют несколько филиалов, и в каждом из них установлен свой физический сервер. Помимо затрат на само оборудование, приходится привлекать ИТ-специалистов для его обслуживания. Часто, чтобы не нанимать лишних сотрудников, эту работу поручают одному человеку. Он вынужден ездить по офисам, а значит не может оперативно устранять неполадки и быстро решать другие задачи.

Проблемы:

❌ Нет централизованного управления: данные хранятся на разных серверах, и доступ к ним затруднен.
❌ Риск простоя: если ломается сервер в одном филиале, останавливается работа целого отдела.
❌ Сложности с обновлениями: каждый сервер требует отдельной настройки, и это отнимает много времени.

Решение:

✅ Виртуальный офис Exchange 一 единая почтовая система для всей компании.
✅ Централизованное управление — все филиалы работают как один.
✅ Обновления и безопасность — специалисты Софтлайн Облако все делают сами, ваша ИТ-служба не тратит время на обслуживание оборудования.

→ Крупный бизнес: «серверное кладбище» и затраты на безопасность
Крупные компании (от 200 сотрудников и выше) часто имеют целую «ферму» серверов — десятки устройств, разбросанных по офисам и дата-центрам. Такая система кажется надежной, а расходы на ее обслуживание заранее закладываются в бюджет и кажутся чем-то вполне привычным. Для больших организаций это не так критично, как для малого бизнеса, но любая экономия не будет лишней.

Проблемы:

❌ Высокая стоимость: серверы быстро устаревают, а замена всего «парка» 一 дело не дешевое.
❌ Угроза безопасности: всегда есть риск взлома и утечки данных, за это грозят штрафы по ФЗ-152.
❌ Сложно расширить систему: чтобы добавить новых пользователей, нужно покупать новые серверы.

Решение:

✅ Единая почтовая платформа Виртуальный офис Exchange от Софтлайн Облако 一 без затрат на оборудование и техобслуживание.
✅ Хранение данных в дата-центре на территории РФ, в том числе в аттестованном по 152-ФЗ сегменте.
✅ Экономия на ИТ-персонале и отсутствие серверных помещений.

Кому подходит виртуальный офис Exchange?

Сервис от Софтлайн Облако подойдет компаниям, которые хотят сохранить привычные инструменты Microsoft, но столкнулись с ограничениями после ухода зарубежных вендоров из России.

Такой формат выбирают организации, которые:

✔️ Использовали Office 365/Exchange Online, но теперь не могут продлить подписку.
✔️ Хотят мигрировать с устаревшего локального сервера Exchange на современную версию, но без покупки оборудования и лицензий.
✔️ Привыкли к продуктам Microsoft и хотят сохранить знакомую рабочую среду.
✔️ Пробовали использовать российские сервисы, но ни один из них не подошел по функционалу.

Физический сервер может быть все еще удобнее в тех случаях, когда нужна полная независимость от облачных провайдеров — например, когда связь полностью отсутствует или работает нестабильно, а почтовая переписка в основном ведется внутри компании. Или если бизнесу нужны эксклюзивные вычислительные ресурсы без разделения с другими клиентами. Также собственные серверы используют некоторые госпредприятия и компании с жесткими корпоративными правилами, которые запрещают вывод данных за пределы организации.

В любом случае, даже если у кого-то есть веские причины использовать свое оборудование, большинство компаний переходит в облако, потому что это дешевле и практичнее. К тому, же Виртуальный офис Exchange может быть развернут не только на общем виртуальном сервере, к которому подключаются пользователи нескольких организаций (при этом пользователи из разных компаний не видят друг друга), но и в индивидуальном формате, когда для организации выделяется отдельный виртуальный сервер в облачной инфраструктуре. Поэтому, хотя использование физического оборудования более оправдано в отдельных ситуациях, в большинстве случаев облако выигрывает по всем базовым критериям. 

Частые вопросы о виртуальном офисе Softline

1. Можно ли продолжать использовать Exchange, но без затрат на сервер?
Да. Софтлайн предоставляет облачный сервис, полностью аналогичный корпоративной почте Microsoft, но без необходимости покупать и обслуживать серверы. Вы получаете тот же функционал (почтовые ящики, календари, задачи), но все данные хранятся на территории РФ.

2. Как перейти с обычного Exchange или Office 365 на облако Софтлайн?
Вы можете выбрать любой удобный вариант:
    • Самостоятельная миграция (мы предоставляем подробные инструкции).
    • Удаленная поддержка (помощь при переходе на новый сервис).
    • Полная миграция под ключ (перенос данных, настройка безопасности, интеграция с Active Directory 一 наши специалисты все сделают сами).

3. Можно ли пользоваться Outlook, если мы переходим на облако?
Да. Виртуальный офис Softline поддерживает полную интеграцию с Outlook, а также другими клиентами (зависит от выбранного тарифа). Вы получаете знакомый интерфейс и доступ с любого устройства.

4. Что делать, если у нас уже есть локальный сервер Exchange, но он устарел?
В этом случае мы поможем с миграцией данных в облако без потери функционала. Новое оборудование покупать не нужно, только перенести все ящики и настройки.

5. Подходит ли решение тем, кто раньше использовал Office 365?
Да. Например, компании, которые отделились от международных холдингов, могут сохранить привычные инструменты, но теперь использовать их с соблюдением российских законов о хранении данных.

6. Можно ли использовать виртуальный офис для архивации писем?
Да. Объем почтовых ящиков в тарифах «Почтовый» и «Корпоративный» 一 10 и 15 ГБ. Этого достаточно для хранения архивов.

7. Нужно ли менять интернет-провайдера?
Нет, не нужно. Облако Softline используется как обычный онлайн-сервис, но для комфортной работы нужно стабильное соединение. Если у вас уже есть корпоративный интернет с хорошей связью, проблем не будет.

8. Можно ли использовать решение для малого бизнеса?
Да. Небольшие компании могут начать с тарифа «Простой» (5 ГБ), а потом при необходимости добавить новые опции. Не нужно покупать серверы, вы платите только за те инструменты, которые используете.

Если у вас есть другие вопросы или нужна помощь с миграцией в облако, позвоните нашим специалистам по телефону
8 (800) 200-08-60 или напишите в чат на сайте.

Не забудьте подписаться на нашу рассылку и читайте статьи в блоге. Здесь мы делимся полезной информацией и рассказываем о новых продуктах и последних тенденциях в сфере информационных технологий.