Управление бизнес-процессами: как Workflowsoft помогает навести порядок в задачах

Автор статьи: Анастасия Тетерева

• Почему «просто поставить задачу» уже не помогает
• Как автоматизировать бизнес-процессы: 5 вариантов
• Почему компании выбирают Workflowsoft
• Помощник для бизнеса: умное управление процессами
• Ключевые функции платформы для руководителя
• Импортозамещение с Workflowsoft
• Реальные кейсы: как компании используют Workflowsoft
• Какие процессы автоматизировать в первую очередь
• Вывод: системный порядок как конкурентное преимущество

Есть момент, знакомый каждому руководителю. Вы задаёте сотруднику простой вопрос: «Что по задаче?» В ответ получаете либо «я думал, это Серёжа делает», либо долгую паузу с прокруткой переписки в нескольких мессенджерах.

Задача была, но она пропала в потоке писем, в чате, в голове у того, кто «сделает позже».

Эта статья о том, как выйти из этой ловушки без дорогостоящего внедрения, без множества консультантов и без зависимости от зарубежных сервисов, которые могут закрыть доступ в любой момент. 

Почему «просто поставить задачу» уже не помогает 

Бизнес держится не на разовых поручениях, а на повторяющихся процессах. Поставить задачу — легко. Но реальная работа компании состоит из предсказуемых цепочек:

• согласование,
• исполнение,
• контроль,
• передача результата следующему звену.

Чаты и таблицы для сложных процессов приводят к срыву сроков. Когда каждый шаг пытаются зафиксировать как отдельную задачу в мессенджере, единая цепочка рвется. В потоке сообщений сотрудники теряют информацию:

• кто-то не увидел уведомление,
• кто-то забыл передать документ дальше,
• кто-то ждет своей очереди, не зная о готовности предыдущего этапа.

Обычные списки задач не умеют управлять взаимосвязями между действиями. Задача лишь фиксирует, что нужно сделать. Процесс же определяет, кто, когда, в каком порядке действует и куда передает эстафету.

Простые инструменты не видят зависимостей между шагами, не умеют автоматически перенаправлять работу и не показывают руководителю, на каком именно этапе всё застряло.

Многие компании сегодня параллельно решают сразу 2 задачи:

• ищут замену зарубежным мессенджерам,
• выстраивают управление процессами.

Это не случайно — обе проблемы связаны. Даже если вы уже перешли на российский корпоративный мессенджер, сама по себе замена платформы не решает вопрос структуры:

• задачи по-прежнему теряются в лентах, 
• цепочки согласований разрываются.

Как автоматизировать бизнес-процессы: 5 вариантов

Для наведения порядка в операционном управлении у бизнеса есть 5 сценариев:

1. Работать в ручном режиме. Попытка оставить всё как есть не требует прямых затрат, но из-за хаоса, операционных ошибок и недопониманий в команде компания теряет значительную часть фонда оплаты труда.
2. Использовать продукт без адаптации к текущим процессам. Стандартные коробочные продукты внедряются быстро, но заставляют ломать устоявшиеся бизнес-процессы компании и подстраивать команду под жесткую и часто неудобную логику программы.
3. Установить продукт с адаптацией к текущим процессам. Этот путь требует привлечения сторонних консультантов, а сам процесс растягивается на месяцы. Главный минус — любое изменение процессов в будущем снова потребует платных доработок.
4. Нанять собственных ИТ-специалистов. Найм программистов в штат создает постоянную нагрузку на бюджет, требует написания сложных ТЗ, привлечения аналитиков и бесконечной поддержки написанного кода.
5. Приобрести Workflowsoft. Эта российская платформа управления бизнес-процессами связывает повторяющиеся шаги в единую автоматизированную цепочку. Она сама передает задачи по этапам, следит за сроками и делает работу компании прозрачной.

Почему компании выбирают Workflowsoft

Когда бизнес выбирает систему для автоматизации процессов, важно не только «что умеет платформа», но и насколько быстро она начинает приносить пользу.

Одни решения оказываются слишком ограниченными и перестают справляться с ростом компании. Другие требуют долгого внедрения, отдельной команды специалистов и сложной поддержки.

Workflowsoft помогает найти баланс: быстро запустить процессы, не перегружая сотрудников сложной системой и не создавая лишних затрат для бизнеса.

Помощник для бизнеса: умное управление процессами

В отличие от альтернативных вариантов, требующих штата разработчиков или жесткой подстройки под чужие шаблоны, Workflowsoft предлагает комплексный и гибкий инструментарий для создания, визуализации, управления и контроля за выполнением рабочих бизнес-процессов.

Российская платформа управления бизнес-процессами полностью передает управление автоматизацией напрямую в руки бизнеса.

Вы получаете прозрачную структуру, исключаете посредников в виде дорогостоящих ИТ-специалистов и гарантируете четкое выполнение регламентов компании.

Готовые типовые шаблоны и преднастроенные процессы. Позволяют мгновенно запустить и перевести в автоматический режим такие рутинные операции, как согласование договоров, наем сотрудников, осуществление закупок, формирование бюджетов, согласование отпусков или запуск маркетинговых кампаний. Это сразу делает работу прозрачной, структурированной и управляемой.

Интуитивный графический редактор. Средства визуализации позволяют без труда выстраивать комплексные процессы любой сложности в простом интерфейсе. Вы можете создавать задачи, пошагово соединять их, назначать исполнителей, ставить сроки и добавлять условия без написания кода.

Гибкая система автоматизации. Позволяет настраивать неограниченное количество результатов для каждой задачи, например: «утверждено», «отменено», «запрос дополнительной информации». Выбор конкретного статуса исполнителем автоматически активирует следующий запланированный шаг. При этом процессы можно быстро и легко редактировать под меняющиеся потребности бизнеса.

Рациональная экономия времени со «Списками». Инструмент позволяет создавать единые базы поставщиков, клиентов или партнеров. Сотрудникам больше не нужно вводить данные вручную с нуля. Они просто выбирают нужный пункт из списка внутри задачи.

Мгновенная аналитика и отчеты. Система позволяет оценивать показатели эффективности и контролировать общее состояние дел. Руководитель может за секунду сформировать отчет по отдельному сотруднику или процессу в виде удобной таблицы или круговой диаграммы.

Визуальный календарь для контроля нагрузки. Позволяет быстро оценить распределение задач по дням, неделям и месяцам, оптимально распределить загрузку команды и создавать новые задачи прямо в интерфейсе календаря.

Легкий поиск с помощью «Ярлыков». Вы можете создавать как личные, так и общедоступные ярлыки для разграничения приоритетов и мгновенного поиска нужных задач и процессов.

Многоканальные оповещения. Инструмент обеспечивает непрерывный мониторинг изменений. Сотрудники всегда в курсе новых назначений благодаря оперативным уведомлениям в онлайн-ленте, браузере или по электронной почте.

Ключевые функции платформы для руководителя

Наша таблица наглядно показывает, как инструменты Workflowsoft решают главные боли бизнеса. Система спасает от упущенных задач, наводит порядок в процессах и освобождает ваше личное время.

Импортозамещение с Workflowsoft

После 2022 года рынок управления задачами в России изменился. Многие западные платформы:

• прекратили продажи,
• требуют оплаты через иностранные юрлица,
• хранят корпоративные данные на зарубежных серверах.

Для компаний, работающих с персональными данными, государственным заказом или чувствительной коммерческой информацией, это уже не «неудобство», а риск.

Workflowsoft создан в России и для России. Средство управления бизнес-процессами (BPM)  заменяет иностранные решения (Jira, Kissflow, Asana, Wrike, Podio), которые бизнес использует для согласований, контроля сроков и организации работы сотрудников.

Чтобы вам было проще оценить решение с точки зрения соответствия требованиям, собрали ключевые преимущества в таблицу: 

Реальные кейсы: как компании используют Workflowsoft

Ниже собрали 3 реальные истории компаний, которые смогли победить операционный хаос, сорванные сроки и потерю клиентов. На конкретных примерах из разных отраслей мы показываем, с какими проблемами руководители пришли к автоматизации, как именно настраивали свои процессы и каких измеримых результатов достигли.

Кейс 1: как «Мебель Welcome» победила хаос

О проекте: Производство мебели — это сложный механизм. В цепочке завязаны сразу все: от поставщиков сырья до отдела продаж и сборщиков в цеху.

Проблема: до автоматизации компания жила в состоянии постоянного операционного хаоса и пыталась решить 3 главные задачи:

1. Сдавать сложные заказы вовремя, когда над ними работает много мастеров.
2. Строго соблюдать последовательность сборки в цеху.
3. Перестать терять заявки от потенциальных клиентов.

Решение и результаты: что получили после внедрения Workflowsoft.

• Прозрачность для мастеров. Теперь каждый сотрудник видит свои личные задачи, дедлайны и понимает, от кого зависит его этап работы.
• Контроль качества в цеху. Прямо в системе отрисовали пошаговую схему сборки (технологические карты). Результат — простои, ошибки и брак сведены к минимуму.
• Ни одной потерянной заявки. Все обращения с сайта и из рекламы автоматически распределяются по менеджерам.

Елена Дергачева, директор по развитию: «Внедрение решения заняло несколько недель, мы настроили процессы по большей части самостоятельно, так как в системе есть удобный графический редактор бизнес-процессов. По моментам, в которых возникали вопросы оперативно помогла поддержка вендора».

Кейс 2: как завод «Лесмаш» ускорил обработку заказов

О проекте: ЗАО «Лесмаш» (г. Екатеринбург) — крупное предприятие в сфере лесного и нефтегазового машиностроения с огромными цехами на 30 000 кв.м. и командой из 150 человек.

Проблема: на заводе входящие заказы принимали по старинке, т.е. через обычную почту, звонки и личные чаты в мессенджерах. Из-за этого:

1. Информация о заказах постоянно искажалась или терялась при передаче между отделами.
2. Скорость обработки заявок падала.
3. Сроки выполнения заказов затягивались, что грозило потерей клиентов.

Решение и результаты: Workflowsoft помог настроить процессы под ключ.

• Максимальная скорость. Заявки от заказчиков теперь обрабатываются значительно быстрее, а команды работают слаженно и без задержек.
• Все данные в одном месте. Вся история по каждому заказу хранится централизованно. Руководство в любой момент видит количество заявок, статус по каждому шагу и соблюдение сроков.
• Гибкость под задачи завода. Разработчики адаптировали систему под специфику предприятия и добавили функции, важные для сотрудников.
• Экономия на ИТ-специалистах. Завод улучшает и настраивает свои процессы самостоятельно, без привлечения дорогих программистов или аналитиков.

Дмитрий Холопов, начальник отдела маркетинга ЗАО «Лесмаш»: «Сейчас мы активно пользуемся системой и, что самое крутое, можем сами дорабатывать и улучшать свои процессы. Нам больше не нужно нанимать дорогих аналитиков или программистов. Мы всё настраиваем своими силами, за счет чего предприятие работает быстрее и эффективнее с каждым днем». 

Кейс 3: как сервисная компания «Ваш Мастер» контролирует работу мастеров

О проекте: компания «Ваш Мастер» занимается ремонтными работами. Главный рабочий процесс — это оперативное распределение заказов между мастерами и контроль качества их выполнения.

Проблема: до автоматизации сервисному бизнесу было сложно отслеживать работу выездных мастеров на точках. Руководству требовалось решить 3 важные задачи:

1. Видеть актуальный статус по каждой клиентской заявке в реальном времени.
2. Гарантировать, что ремонты выполняются качественно и без опозданий.
3. Понимать реальную загрузку каждого сотрудника, чтобы распределять заказы честно и эффективно.

Решение и результаты: что получили после внедрения Workflowsoft.

• Контроль на каждом этапе. Вся информация по ремонтам теперь как на ладони. Команда видит детали каждого заказа, поэтому заявки клиентов выполняются вовремя и качественно.
• Прозрачная загрузка мастеров. Руководство всегда знает, сколько заказов уже закрыл конкретный мастер и над какими задачами он работает прямо сейчас.
• Исключение путаницы. Больше никаких потерянных адресов или забытых деталей — все заявки хранятся и обрабатываются в одной системе.

Александр Кузнецов, директор компании «Ваш Мастер»: «Мы используем систему для управления заказами. По каждому обращению клиента сразу создаем задачу для наших мастеров по ремонту. Теперь вся информация перед глазами, поэтому мы выполняем работу четко и в срок. К тому же стало очень удобно отслеживать нагрузку на людей — сразу видно, кто сколько задач выполнил и чем занят в данный момент».

Какие процессы автоматизировать в первую очередь

На практике некоторые рабочие цепочки начинают «болеть» и приносить убытки быстрее остальных. Именно поэтому для таблицы мы отобрали те критически важные задачи, с автоматизации которых на платформе Workflowsoft чаще всего начинает развивающийся бизнес.

Вывод: системный порядок как конкурентное преимущество 

Компании, которые продолжают управлять процессами через чаты и таблицы, платят за это скрытую цену:

• срывы сроков,
• дублирование работы,
• решения, принятые на основе неактуальных данных.

Эти потери редко попадают в отчёты, но именно они съедают операционную эффективность изнутри.

Автоматизация процессов — это когда каждый сотрудник четко знает свои задачи, работа передается от отдела к отделу без потерь, а руководитель видит полную картину бизнеса на одном экране, навсегда забыв о бесконечных созвонах и ручном сборе отчетов.

Опыт «Мебель Welcome», завода «Лесмаш» и «Ваш Мастер» показывает: переход от операционного хаоса к управляемой системе больше не требует ни многомесячного внедрения, ни армии консультантов. Он требует правильного инструмента и готовности им воспользоваться.

Платформа для управления бизнес-процессами Workflowsoft доступна в категории «Системы автоматизации» нашего каталога.

Попробуйте Workflowsoft уже сегодня. Первый процесс запускается за один день. Без программистов. Без консультантов. Без зависимости от зарубежных сервисов.

Перейти к покупке Workflowsoft.

Остались вопросы? Наши специалисты помогут подобрать оптимальную конфигурацию и ответят на все вопросы.

• Телефон: 8 (800) 200-08-60 (бесплатно по России)
• Электронная почта: sales.s@softline.com

* Компания Meta, владеющая Instagram, Facebook и WhatsApp, признана экстремистской, ее деятельность на территории РФ запрещена